ダウンロード
Whoscallダウンロード

折り返し電話の対応が鍵を握る|就活生が注意すべきことを抑えつつ流れを確認しよう

電話応対のコツ
2021-08-31 | Whoscall

目次

折り返し電話の対応が鍵を握る|就活生が注意すべきことを抑えつつ流れを確認しよう

就活時に、ほぼ 100 % 経験するであろう折り返し電話。

  • 就活時における折り返し電話のマナー
  • 折り返し電話で確認するべきこと
  • 折り返し電話の流れ
  • 折り返し電話で注意すべきこと

本記事では、上記の内容を就活生に向けてわかりやすく解説しています。

また電話がかかってきた時に、どこの企業からかかってきているのかが分かれば、電話を出る前に心の準備ができるはずです。「折り返し電話」をする時も役に立ちます。

無料アプリ「Whoscall」を活用すれば、電話相手が誰なのかが分かります!端末に登録されていない電話番号も着信があった時に表示でわかり、発着信履歴からもわかります。

▶安全・安心で快適な生活を支える、迷惑SMS・迷惑電話対策アプリのWhoscallはこちら

Whoscallダウンロードの画像

就活時における折り返し電話の基本マナー

なるべく早く折り返しの電話をするのがおすすめ。

かけ直した際に相手が電話に出なかったら都合の良い時間を提示しましょう。

相手が電話に出たら、まずお詫びの言葉を最初に伝えます。

お詫びの言葉を最初に伝える

電話がつながったら、まずは電話に出られなかったことに対するお詫びの言葉を伝えましょう。

お詫びの言葉を最初に発言することで好印象を与えることができます。お詫びの言葉の例を下記に紹介します。

「先ほどはお電話に出ることができず、すみませんでした。」

「ただいたお電話に出られず、申し訳ございませんでした。」

「留守番電話に気付かず、ご連絡が遅くなりましたこと、お詫び申し上げます。」

このように電話に出られなかったことに対するお詫びの言葉を伝えましょう。

なるべく早く折り返しの電話をする

なるべく早く折り返しの電話をしましょう。早く折り返した方が「仕事が早い」「真面目」と思ってもらえます。

早く折り返さないと、相手は電話のことを長い間気にしておかないといけないことになるし、場合によっては作業を止めてしまうこともあります。

自分の印象のためにも相手のためにも、なるべく早く折り返しの電話をしましょう。

折り返し電話をかける際には注意すべきことがあるので、あとで詳しく説明します。

かけ直した際にすれ違った場合は都合の良い時間を提示しておく

折り返し電話をしても相手が電話に出ないこともあります。

折り返し電話をかけてもつながらず、電話がすれ違ってしまった場合は、都合の良い時間を提示しておきましょう。

留守番電話になったら「〇時~〇時でしたら電話に出ることができる」「〇時頃にまたかける」というメッセージを残しましょう。

就活生が折り返し電話する前に確認するべきこと

留守電に残っている内容を聞いて、メモ用紙とペンを用意しておきましょう。

どこの企業からの電話なのかを確認してから電話をするとよりスムーズです。

留守電に残っている内容を聞く

折り返し電話する前に、留守電に残っている内容を聞いておきましょう。

留守電をちゃんと聞いてからかけ直した方が、相手が同じことを言う手間がなくなり、話が早く進みます。

メモ用紙とペンを用意する

折り返し電話する前に、メモ用紙とペンを用意しておきましょう。

面接の日時や持ち物など、メモする必要のある大事な話をされる可能性があります。

メモ用紙がない時はスマホのメモ機能を使うのがおすすめ。

どこの企業からの電話なのかを確認する

折り返し電話する前に、電話の相手がどこの企業の誰なのかを確認しておきましょう。

企業名や担当者名を確認しておきます。相手が誰だかわかれば、電話での対応がしやすくなります。

Whoscall には番号検索機能があり、膨大な電話番号データベースが利用されているので、相手を確認するのにおすすめ。

whoscallの番号検索機能を使って電話番号を効率よく検索できる

就活時に意識すべき折り返し電話の流れ

まずは自分が誰なのかを伝えます。

担当者に代わってもらったら、重要な部分は復唱しながら聞きましょう。

最後も礼儀正しいあいさつを忘れずに。

まずは自分が誰なのかを伝える

あいさつしてから、自分の名前を名乗りましょう。

「○○大学の△△と申します」と学校名を先に伝えてから名前を伝えます。

企業の電話には、顧客や取引先、社員など、 様々な人から電話がくるので、自分が学生であることがわかるよう伝えると良いです。

電話をかけてきた担当者に代わってもらう

折り返しの電話であることを伝えて、電話をかけてきた担当者に代わってもらいましょう。

相手が留守電に名前を残していなかった場合は「ご担当者様」と言えば、誰なのか調べてから取り次いでくれます。

担当者に代わってもらう時の例は次の通りです。

「人事部の〇〇様からお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました」

「◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」

担当者に挨拶をして話を進める

担当者につながったら、再度自分の学校名と名前を名乗りあいさつをして、折り返し電話したことを伝えます。

あいさつの例を下記に紹介します。

「お忙しいところ失礼いたします」

「先ほどお電話をいただきました〇〇大学の〇〇です」

「先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした」

話を進める前に「今、お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認しましょう。

場合によっては、「今、バタバタしているので、手が空き次第、こちらから折り返します」と言われることもあります。

その場合は、「ご都合よろしい時間をご指定いただけましたら、その時間におかけ直しいたします」と言いってその時間にかけ直しましょう。

重要な部分は一度確認をする

面接の日時や持ち物など大事なことを伝えられたら、相手の言葉を復唱して間違いがないか次のように確認しましょう。

「◯月〇日の◯時に当社ビル5階受付までお越しください」

「◯月〇日の◯時に御社の5階受付ですね。かしこまりました」

たとえば「14 時からの面接」を「4 時からの面接」と勘違いしてしまうことがあります。

間違えのないよう復唱して確認するようにしましょう。

最後に礼儀正しく挨拶を済ませる

やりとりが終わったら、次のように礼儀正しくあいさつをしましょう。

「お忙しいところありがとうございました」

「それでは失礼いたします」

このように電話に時間を割いてくれたことへお礼を言ってからあいさつをします。

あいさつが丁寧で礼儀が良いと相手に好印象を持ってもらえます。礼儀が悪いと悪印象になるので要注意。

あいさつした後、すぐ電話を切ってしまう学生がいますが「電話は目上の人物が先に切る」という考え方もあります。

相手が切つのがおすすめ。

折り返し電話する際に注意すべきこと

相手の都合の良い時間帯を選んで、通話しやすい場所で電話をかけます。

冷静に礼儀正しい言葉遣いを意識することも大切。

相手の都合を考える

電話をかける時は、相手の都合を考えましょう。

相手の都合を考えて電話をかけることで、気配りができることをアピールできます。

電話をかける時間帯は、10 時~11 時や 13 時~18 時がおすすめ。

朝早すぎると朝の支度で忙しいです。お昼休みの時間は相手が食事中である可能性大。

夜遅い時間も寝ているかもしれないので避けましょう。

通話できる場所に移動する

通話がスムーズにできる場所に移動してから電話をかけましょう。

電車でかけると騒音で聞き取りにくく、マナーがなっていないと思われる可能性も高いので NG。

人混みでかけるのも聞き取りにくいのでおすすめできません。

自室など、静かで電波状況の良い場所に移動して電話をかけましょう。

冷静、かつ礼儀正しい言葉遣いを意識する

電話で会話をする時は、冷静に、礼儀正しい言葉遣いで話すことを意識しましょう。

慌てて折り返し電話をかけると、自分の名前を名乗り忘れるなどミスをしがちです。折り返し電話する前に深呼吸するのがおすすめ。

意識しないと友人と会話するような言葉遣いになってしまうこともあります。

礼儀正しい言葉遣いを意識しながら話してみてください。

折り返し電話の番号確認にはWhoscallを使おう

Whoscall は登録していない電話番号についてもかかってきた時に電話番号のデータベースと参照してどのような電話か判別して教えてくれます。

whoscallの番号識別機能でどこからの電話なのか着信画面に表示してくれるので、電話がかかってきた時に出るか出ないか判断できる

膨大な電話番号データベースが利用されているので、相手を確認するのに効果的。

企業からの電話かどうかわかれば、電話に出る前に心構えができます。

かかってきた電話番号を判別できるようにしたい場合はぜひ Whoscall を使ってみてください。

Whoscallの番号識別機能を活用してすぐに着信相手を識別、誰からの着信か悩む必要なし!