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就活の折り返し電話で必ず意識するべきこと|具体的な手順も解説

電話応対のコツ
2021-12-01 | Whoscall

目次

就活をしていると応募した会社から留守電が入っていることがありますよね。

会社へ折り返し電話をかけるときには、注意すべきことがいくつかあります。

この記事では、会社へ折り返し電話をかける正しい方法について、例文つきで解説します。電話をかける時の手順や、よくある質問への回答も紹介するのでぜひご覧ください。

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就活の折り返し電話をかける前に

まずはじめに、会社へ折り返し電話をかける前にすべきことを紹介します。

ペンとメモ帳を用意する

ペンとメモを用意しておきましょう。

面接の日程や、面接に必要な持ち物を指示されることが予想されます。このように大切なことを指示されたら、忘れないようにメモしておきましょう。

メモしておかないと、失敗につながってしまうことがあります。緊張して電話で指示された内容を忘れてしまうかもしれません。電話で指示されていた面接日の日にちを間違えてしまう可能性も。

このような失敗をしないで面接を受けるためにも、ペンとメモを用意して、大切なことは忘れないようにメモしておきましょう。

通信環境が良くて静かな場所に移動する

通信環境が良い場所に移動してから電話しましょう。

地下など通信環境が良くない場所で電話すると、電波が途切れたりして相手が聞き取りにくく、悪い印象を与えてしまう可能性があります。地下ではなく地上の通信環境が良い場所に移動して電話をかけましょう。

通信環境が良いことに加えて、静かである場所を選びましょう。

駅のホームなどは構内アナウンスや発車ベルなどの大きな音で、声が遮られて聞き取りにくくなってしまいます。静かでお互いの声が十分に聞き取れる場所で電話をかけます。

静かな場所としては、ショッピングモールの踊り場や駐車場などがおすすめ。

時間帯を考えること

電話をかけるときは、時間帯も考えて、適した時間帯にかけます。

業種によって、電話をかけるべき時間帯は変わってきます。業種に合わせて考慮することが大切。

レストランなどの飲食店であれば、電話をかけて良い時間帯は午前 9 時~午前 11 時頃や、午後 2 時~午後 5 時頃です。ランチタイムやディナータイムの時間帯は忙しいので避けましょう。

オフィスであれば、電話をかけて良い時間帯は午前 10 時~12 時頃や、午後 1 時~4 時頃。

避けるべき時間帯は、始業前・お昼休憩の時間・夕方以降です。

折り返し電話をかける前に深呼吸する

話をかける前には、深呼吸をするのがおすすめ。

緊張しているときちんと対応できないため、深呼吸をして心を落ち着かせると良いですよ。

深呼吸をするときは、息を吸いながら下半身から上半身までギュッと体に力を入れて、ハーッと息を吐きながら力をゆるめましょう。

就活の折り返し電話の具体的な手順

折り返し電話をかけるときの具体的な手順は次のとおり。

ハキハキと挨拶をする

あいさつしてから、自分の学校名と名前を名乗ります。

相手が電話に出たらハキハキと話しましょう。「お電話頂いたので折り返したのですが」といきなり用件を伝えるのではなく、まずは名乗ります。

「お忙しいところ失礼いたします。」

「〇〇大学の〇〇と申します。」

担当者に代わってもらう

折り返しの電話であることを伝えて、留守電を残した担当者に電話を代わってもらいます。

担当者に電話を代わってもらう場合、「少々お待ちください」と言われたら「恐れ入ります」と言いましょう。留守電を残した担当者が電話に出た場合は、次のステップに進んで OK。

「人事部の〇〇様からお電話をいただいたため、折り返しお電話いたしました。

「◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。」

折り返しした旨を伝える

担当者に電話を代わってもらったら、再度あいさつをして自分の学校名と名前を名乗りましょう。

折り返し電話をかけたことを伝えて、電話に出られなかったことのおわびも言うとより丁寧です。用件を話す前に、今電話で話しても大丈夫か、相手の都合を確認することも忘れずに。

「お忙しいところ失礼いたします。」

「〇〇大学の〇〇と申します。」

「先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした。」

「今お時間よろしいでしょうか。」

電話終わりに大事なことは復唱する

電話の終わり際には、面接の日時や場所などの大切なことを必ず復唱して、間違いがないか確認しましょう。

時間などを聞き間違えている可能性があるからです。たとえば面接の時間を「14 時から」を「4 時から」と聞き間違えてしまうかもしれません。

メモしていても、間違った内容をメモしていたら、面接を受けられなくなってしまいます。

メモをとるだけでなく、相手の言葉を復唱して確認しましょう。

担当者「◯月〇日の◯時に当社の受付までお越しください」

自分「◯月〇日の◯時に御社の受付ですね。かしこまりました」

よく聞き取れなかったことはもう一度聞き直す

電話をしていて、よく聞き取れなかったことはその場で聞き直すことが大切。

会社名などの固有名詞はとくに聞き間違えやすいです。よくわからないままうやむやにしているとあとで困ってしまいます。

よく聞き取れなかったら、その場で確認して解消しておきましょう。

「申し訳ありませんが、もう一度御社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」

「何度も申し訳ございません。再もう一度お伺いできますでしょうか」

最後にあいさつをして電話を切る

最後にあいさつをして電話を切ります。

電話はかけた人が切るのが基本的なマナー。ただし例外として、相手が目上の人である場合は、自分から電話をかけた場合であっても自分から電話を切らないようにします。

相手が電話を切るのを待ちましょう。

最後に電話を切るときは、次のようにあいさつをします。

「お忙しいところ、ありがとうございました。」

「今後ともよろしくお願いいたします。」

就活の折り返し電話でよくある質問

就活の折り返し電話についてよくある質問とその解答を紹介します。

担当者が不在だった場合

電話をかけて、担当者が不在だったら、いつ頃なら都合が良さそうか聞きましょう。

相手から「〇時頃に電話をかけ直させます」と言われた場合は、その時間をメモしておきます。

いつごろ担当者が戻ってくるのかわかったら、戻ってくる時間に合わせて折り返し電話をかけることを伝えて、改めてその時間に電話をかけ直しましょう。

担当者が戻ってくる時間がわからない場合は、「こちらから改めて◯時頃にお電話させていただきます」と言って、そのことを本人に伝えてもらうようお願いします。

「後でもう一度電話をかけます」と留守電があった場合

「後でもう一度電話をかけます」という内容の留守電が入っていた場合は、留守電を聞いた時点で、すぐに折り返し電話をかけましょう。

「またかけます」は、社交辞令としてあいさつ代わりに使うことがあります。

すぐにこちらから折り返し電話をかけると好印象です。

担当者の名前が分からない場合

留守電を残した担当者の名前がわからない場合は、「ご担当者様」と言えば OK。

名前を聞かれたら、わからないことを伝えて、何時頃に着信があったか伝えましょう。

身に覚えのない電話番号からだったら

身に覚えのない電話番号からの留守電が入っていたら、かけてきた相手を確認するために電話番号を検索してみましょう。

電話番号検索アプリ「Whoscall」では、アプリ内で電話番号を検索できます。

電話検索機能

さらに、プレミアム版にアップグレードすると、着信識別機能が使えるようなります。 Whoscall のデータベースに情報があれば、電話がかかってきたときに知らない相手でも表示されます。

着信識別機能

今無料トライアルを開催するので、一ヶ月無料で試すことができます。

まとめ

この記事では、会社へ折り返し電話をかけるときにすべきことや、電話をかける時の手順、よくある質問への回答を紹介しました。

会社へ折り返し電話をかけるときには、ぜひこの記事の内容を参考にしてみてください。

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