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【例文有り】内定辞退を電話で伝える際のマナー・かけ方を詳しく解説

電話応対のコツ
2021-11-01 | Whoscall

目次

【例文有り】内定辞退を電話で伝える際のマナー・かけ方を詳しく解説

内定辞退を電話で伝える際は、相手のためにも自分のためにも、正しい伝え方を確認しておくのがおすすめです。

この記事では内定辞退を電話で伝える際のマナーや気を付けるべきことを詳しく解説します。例やテンプレートもあります。

電話がかかってきた時にどこからかかってきた電話なのかがわかる、就活生におすすめのアプリ「Whoscall」もご紹介します。ぜひ就活の参考にしてみてください。

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内定辞退を電話で伝える時のマナー

内定辞退を電話で伝える時のマナーについてご説明します。

丁寧な対応をする

内定辞退を電話で伝える時は、丁寧な対応を心がけましょう。

企業側は採用のために膨大な時間や労力、コストをかけています。場合によっては採用活動を最初からやり直さなくてならない場合もあります。

あなたと一緒に働けることを楽しみにしている社員もいるかもしれません。
それなのに適当な対応をしてしまったら申し訳ないですよね。

内定を辞退する際は、このような企業側の事情を考えて、誠意を持って丁寧に対応して、おわびとともに内定を辞退することを伝えましょう。

必ず連絡する

内定を辞退する場合は必ず連絡しましょう。

内定辞退の連絡をしなかったことによって企業側が被害を受けた場合は、場合によっては損害賠償などのトラブルに発展してしまう可能性もあります。

内定辞退の連絡をしなかった企業が、後に自社の取引先になる可能性も考えられます。

トラブルを避けるためにも、内定辞退の連絡は必ずしましょう。

早く連絡する

内定を辞退すると決めたらなるべく早く連絡しましょう。

時間を置いてしまうと、企業側に迷惑がかかりますし、自分も気が重くなってしまいます。

あまり時間が経たないうちにすぐに連絡すれば、企業側に迷惑がかかるのを最小限におさえることができ、自分もあとで気が重くならずに済みます。

辞退を決意したら速やかに連絡しましょう。

時間帯を考える

内定辞退の連絡は、時間帯を考えることも大切です。

基本的に企業の営業時間内に行いましょう。出社前、出社後、昼休憩中などの仕事をしていない時間帯にはかけないよう要注意。

始業後すぐの時間帯、お昼休憩の時間帯、終業前の時間帯も忙しくしていることが多いので、このような時間帯もなるべく避けます。

忙しくない時間を考えて電話をかけましょう。

たとえば営業時間が 9:00~18:00 であれば、午前中は 10:30 以降、午後は 14:00〜16:00 の間などに電話をかけましょう。

内定辞退を伝える時の電話のかけ方

内定辞退を伝える時の電話のかけ方をご説明します。

まずは企業に電話をかけます。

例:「お世話になっております。採用の選考を受けさせていただいております〇〇と申します。〇〇さんはご在席でしょうか?」

採用担当者が出たら、相手の都合を伺います。

例:「お世話になっております。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただきました。今お時間よろしいでしょうか?」

採用担当者の都合が大丈夫であれば、内定辞退したい旨を伝えましょう。

例:「内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、検討させていただいた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」

相手に内定辞退の理由を聞かれたら、理由を明確に伝えます。

例:「御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらの企業からも内定をいただきました。自分の適性についてあらためて考え検討した結果、そちらの企業への入社を決意いたしました。」

最後に電話で辞退することについて謝罪しましょう。

例:「本来なら直接おわびに伺うべきですが、電話でのご連絡となり申し訳ございません。」

担当者不在の時の電話対応

電話をかけて、担当者が不在だった時の対応についてご説明します。

電話連絡の際に採用担当者が不在だった場合は「あらためてこちらからお電話させていただきます。お戻りは何時頃でしょうか?」と確認して、後で自分からかけ直しましょう。

内定辞退は自分から連絡して採用担当者へ直接伝えるのがマナーです。

電話に出た方に用件を問われたら、丁重にお断りしてまたかけ直すと伝えましょう。

電話以外で内定辞退を伝える手段としてはメールが有効です

内定辞退を伝える電話以外の手段としては、メールがおすすめです。

件名でメールの内容がわかるよう、件名に内定辞退する旨と自分の名前を載せます。

例:「【内定辞退のご連絡】◯◯大学◯◯学部 〇〇〇〇」

内定辞退する理由も書きましょう。

例:「理由は、他に選考を受けていた企業から内定をいただき、そちらの企業へ入社することを決意したためです。」

最後に対面や電話ではなくメールで連絡することを謝罪します。

例:「本来ならば直接お伺いしてお伝えすべきですが、メールでのご連絡となり申し訳ございません。」

内定辞退をメールで連絡する際の例としてテンプレートも下記に載せておきますので、ぜひご利用ください。

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【件名】【内定辞退のご連絡】◯◯大学◯◯学部 〇〇 〇〇

◯◯株式会社

採用担当 〇〇様

お世話になります。

◯◯大学◯◯学部の〇〇です。

本日は、内定辞退についてお伝えしたくご連絡しました。

先日内定承諾書を提出しましたが、熟考した結果、内定を辞退させていただきたいと考えました。

理由は、他に選考を受けていた企業から内定をいただき、そちらの企業へ入社することを決意したためです。

本来ならば直接お伺いしてお伝えすべきですが、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

改めまして、内定辞退となってしまったことをお詫び申し上げます。

今後も貴社のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇

◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年

Tel:090-xxxx-xxxx

Mail:xxxx@xxxx.ac.jp

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電話での内定辞退に関するよくある質問

電話での内定辞退に関するよくある質問とその回答を載せます。

内定辞退の理由を問い詰められますか?

内定承諾後に辞退すると伝えた場合は、内定辞退の理由を問い詰められることもあるようです。

内定辞退の理由を問い詰められたら、きちんとした理由を論理的に説明しましょう。
内定辞退を伝える前に前もって理由を説明する準備をしておくのがおすすめです。

「本当にその理由なの?」と問い詰められても、すでに説明している理由であると伝えるようにしましょう。

一貫性のある辞退理由を伝えることで、意思が固いことを理解してもらえます。

内定辞退を考え直してほしいと言われた場合は?

内定辞退を考え直してほしいと言われた、内定を辞退する意思が固いことを伝えましょう。

内定承諾後に辞退を伝えた際に、再考するように説得されることもあるようです。

よく考えた上での決断であることを伝えます。

損害賠償請求されたら?

もし損害賠償を請求されても、支払わないようにしましょう。

こちらが損害賠償を支払う義務はありません。

中には「説明会から面接までにかかった経費を返済してもらう」などと言ってくる企業もあるようです。

損害賠償を請求されたら、学生には賠償する責任がない旨を伝えましょう。

就活生におすすめのアプリ「Whoscall」

ここで就活生におすすめのアプリ「Whoscall」をご紹介します。

Whoscallを使ったら、着信した時自動的に電話の相手を識別してくれる

Whoscall アプリは、電話がかかってきた時に、どこからかかってきた電話なのか、迷惑電話ではないかなどを判別して教えてくれます。

Whoscall を利用すれば、電話がかかってきた時にどこの企業からかかってきたのかがわかります。

電話の相手が識別された想定の画像

就活生にとって便利なアプリです。

まとめ:電話での内定辞退方法を詳しく紹介|内定辞退は慎重かつ丁寧に行おう

内定辞退を電話で伝える際は、正しい伝え方を確認してから伝えましょう。

この記事でご紹介したマナーを確認して、例やテンプレートを利用していただければ幸いです。

電話がかかってきた時にどこからかかってきた電話なのかがわかるアプリ「Whoscall」も就活生におすすめなので、ぜひ利用を検討してみてください。

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