会社には営業時間外にも電話がかかってくることがあります。あまりにも多くかかってくると残業時間が増えてしまい、社員のプライベートの区切りがなくなるなど精神・体力的にストレスがたまってしまいます。対策や改善のために、この記事で紹介する方法をぜひ取り入れてみてください。
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営業時間外の電話・連絡が多いとどうなるのか
営業時間外にかかってくる電話が多いと、下記の3つの問題が起こります。
残業時間が多くなる
プライベートとの区切りがなくなる
精神・体力的にストレスがたまる
残業時間が多くなる
営業時間外にかかってくる電話が多いと、社員のに労働時間が増えるので、残業する時間が多くなってしまいます。日本には「たくさん働くことは良いことだ」という文化があるため、長時間労働になってしまいがちです。
サービス残業などで残業しても給料が発生しない場合は、社員には何もメリットがありません。こうなると社員のモチベーションが下がってしまいます。そのため経営者側にとっても社員の時間外労働は問題になる可能性が高いのです。
プライベートとの区切りがなくなる
営業時間外にかかってくる電話が多いと、プライベートとの区切りがなくなってしまいます。営業時間外のプライベートの時間であってもいつ仕事の電話がかかってくるかわからない状態になります。そのため社員の本当のプライベートな時間がなくなってしまいます。
精神・体力的にストレスがたまる
営業時間外にしょっちゅう電話がかかってくると、精神的にも体力的にも辛くなりストレスがたまってしまいます。先ほど紹介した残業時間が増えることと、プライベートとの区切りがなくなってしまうことが、精神的にも体力的にも悪影響を与えてしまうのです。
対処法｜営業時間外の電話に基準を設けよう
正しく対処する方法として、下記の手順を紹介します。
手順1.基準を設置する
手順2.ツールで相手を判別
手順1.基準を設ける
一つ目の手順は、基準を設けることです。基準とは、どんな相手なら電話に出るのかを決めることです。「〇時までは、大事なクライアントや上司には出る」「〇時以降は、仕事の電話には出ない」というように基準・ルールを設けます。
手順2.ツールで相手を判別
基準を決めたら、次にツールを使って電話の相手が誰であるのかを判別します。その際には電話アプリ「Whoscall」のサービスが有効です。電話がかかってきた時に、電話をかけてきた相手が表示されるので、電話の相手が誰であるのか判別できます。
営業時間外の電話への対応方法
経営者の方向けの営業時間外の電話への対応方法として、さらに下記の3つを紹介します。
企業体制を見直す
自動アナウンスを設定する
事前に取引先に連絡する
企業体制を見直す
営業時間外の電話対応体制を見直しましょう。今後のトレンドを考えると、営業時間外労働は時代遅れで、社会からの批判の対象になってしまいます。
自動アナウンスを設定する
具体的な対応方法として「自動アナウンス設定を導入する」という方法がおすすめです。営業時間外になると自動でアナウンスが流れるように設定できるサービスがあります。営業時間外に顧客が会社や社員の電話に電話をかけた時に、「営業時間外です」という内容のアナウンスが流れます。費用はかかりますが社員の負担を減らすことができるのでおすすめです。
事前に取引先に連絡する
toB向けのサービスを展開している会社の場合は、事前に取引先に「営業時間外は連絡できないこと」を伝えておきましょう。しかしtoC向けには難しいかと思います。そのため、toCの場合は先ほど紹介したアナウンスを導入するのがおすすめです。
まとめ
営業時間外にかかってくる電話が多いと、下記の3つの問題が起こります。社員の残業時間が多くなり、プライベートとの区切りがなくなるので、精神・体力的にストレスがたまってしまいます。
これに対処するために、基準を設けて、ツールで電話の相手を判別できるようにするのがおすすめです。自動アナウンスを設定するのはtoCを含め有効です。toBの場合は、事前に取引先に連絡しておきましょう。
企業体制を見直し、営業時間外にかかってくる電話が多くならないよう改善しましょう。
この記事の執筆者について
ぷるる ぷるるはWhoscall Japanの公式キャラクターで、迷惑電話や詐欺対策に関する貴重な情報をお届けします。愛らしい外見と時々の毒舌で、安全なコミュニケーションのヒントを提供。ぷるるの記事をチェックし、安全で快適なコミュニケーションライフを手に入れましょう。 |  |