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【例文付き】会社にかかってくる営業電話への具体的な対応方法で、業務の効率化・生産性をアップ!

迷惑電話対策
2021-02-01 | Whoscall

目次


マンション・ウォーターサーバー・保険等々、、、企業には、朝昼晩と時間を問わず様々な営業電話がかかってきます。

電話の中には重要な取引先からの電話連絡もあり、鳴った電話は取らないわけにはいきません。そのような多くの電話対応に困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

何度もかかってくる業務に不要な営業電話を有効な方法で対策できれば、より効率的・生産的に仕事を進められますし、さらに本当に必要な営業電話に対応できるようになる時間も得ることができます。

このページでは、不要な営業電話の断り方について、今日から使えるテクニックや注意点をご紹介します!なんどもかかってくる不要な営業電話に困っているという人は、ぜひチェックしてみてください。

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営業電話の効果的な断り方:基本編

電話に出て営業電話だとわかったらまず「恐れ入りますが、どういったご用件でしょうか?」と切り出しましょう。
こう言われると営業担当者はセールスについての電話だと言わざるを得なくなります。長々と印象を良くするような会話をしたり、長々としたやり取りをしなくて済みますよ。
営業電話の断り方のポイントを詳しくご紹介していきます。

「はっきり」断る

営業電話は、相手からまた営業電話がかかってこないように、はっきり断りましょう。

この「はっきりと」というのは重要です。電話をかけてくる営業担当の中には少しでもチャンスがあると諦めない人います。

ここで営業電話をはっきり断るためのフレーズを紹介します。
営業だとわかったら、次のフレーズを使ってこちらから切り返してきっぱり断りましょう。
「申し訳ありませんが、全てお断りするように言われております」
「弊社では、新規のお取引は控えさせていただいております」
「必要な場合はこちらから折り返しますので、今後のご連絡は不要です」
「せっかくのお話ですが、弊社では今のところ必要ありません。」
「お手数ですが、弊社を電話先のリストから外していただけないでしょうか?」

「丁寧に」断る

はっきりと断る際も「丁寧さ」を忘れずに断りましょう。
営業電話は確かに迷惑ですが、感情的にならずにビジネスマナーのある丁寧な断り方をする必要があります。
「相手を不快にさせないように」と心がけて対応してみてください。

もしかしたら営業電話をかけてきた相手と今後仕事で付き合う可能性もあるかもしれません。会社への電話の場合は、電話に出た自分は会社の顔だと思って、できるだけ丁寧に電話対応しましょう。

こっちが丁寧に対応することで、営業担当者が強引な営業をしにくい状況にできるという効果もありますよ!否定表現はインパクトが大きいので、否定的なことを言う場合は丁寧な言い方を心がけましょう。

例えばですが、営業電話を丁寧に断るための言い換え方を紹介します。
「わかりません」 → 「わかりかねます。」
このように小さな違いですが、否定表現は丁寧な言い方に言い換えて、丁寧な電話対応で断りましょう。

「クッション言葉」を使うのもおすすめ。
クッション言葉とはクッションのように衝撃を和らげるための言葉で、言葉の前につけることで丁寧な言い方にできます。
とりあえず幅広く使える「恐れ入りますが」と「失礼ですが」の2つを覚えておきましょう。

営業電話を断る際に気を付けること

不用意なトラブルを招かないためにも、営業電話を断る時は気を付けるべきことがあります。
営業電話を断る時に注意すべきことを紹介します。

あいまいに断らない

営業電話はあいまいに断らないようにしましょう。
「社長は外出中です」や「今日は戻りません」などあいまいな言い方で断ろうとすると、営業担当者は何とかして電話をつないでもらおうとしてきます。
電話が長引いて余計に時間を取られてしまいます。

営業担当者は「また電話できる」と期待してしまうので、会社にいる時間に電話しようとしてきます。
「ではまた改めてお電話させていただきます」と電話を切って、また別の日に電話をかけてきます。
こうして何度も電話がかかってくることになってしまいます。

相手を不快な思いにさせない

営業電話は、また営業電話がかかってこないようにはっきり断ることが大切ですが、相手を不快な思いにさせないよう要注意。

営業電話をかけてきた相手と今後仕事で付き合う可能性もあるので、相手を不快な思いにさせると、自分の会社に迷惑がかかる場合があるからです。

なるべく電話の主導権を握る

相手に主導権を握らせないようにして、自分が主導権を握りましょう。
そのためには「どういったご用件ですか?」とこちらから切り出すことが大切。
こうして自分が主導権を握ることで、営業電話を長引かせなくて済みます。

これわかっていると対応が楽になる!営業電話相手の心理

営業電話を断る場合は、電話をかけてくる相手の心理を理解しておくと役に立ちます。
営業電話をかけてくる相手はどんな心理なのか見てみましょう!

断られて当然

営業電話をかけてくる営業担当者は「断られるだろう」と思いながらかけています。
「営業電話は断られてからが勝負」と思っているので断られてからの対応策も心得ていることも多いです。

警戒されない様に話す

営業担当者は電話をかける営業先に「警戒されないようにしよう」と気を付けています。
なので最初に警戒を解いていくために、共通点や親近感の湧くような話をしてきます。
このような話をされたら、必要のない電話だと判断してはっきりかつ丁寧に断りましょう。

できるだけ長引かせる

営業担当者は会話をできるだけ長引かせて、書品やサービスの魅力をたくさん伝えようとしてきます。
また長引かせることで徐々に興味を持ってもらおうという考えもあります。
電話していて、掛けてきている人がむやみに長引かせようとしているようでしてら、時間を無駄にしないようはっきり断りましょう。

営業だと思わせない、巧妙な営業電話の見分け方

営業電話の中には、すぐには営業だと見分けられない高度なセールス電話も存在します。

大事な要件電話だと思って上長に繋げたら営業電話で怒られた、なんて経験ある方も多いのではないでしょうか?

営業電話かどうかすぐに見分けることができれば、すぐに断ることができます。
営業電話の見分け方として営業電話によくあるパターンを紹介するので、見分ける参考にしてみてください!

担当者につなげようとする

なかなか用件を言わずに「担当者につなげてほしい」とだけ言ってくるパターンです。
「○○のご担当者の方につなげていただくようお願いします」とコンタクトを取ろうとしてきます。

会社と取引している人なら担当者の名前を知っているはず。
このように担当者の名前を言わずにあいまいな言い方で担当者につないでもらおうとする場合は営業電話の可能性大です。

一方的に話始める

一方的に話し始めて、こちらが話すタイミングを与えないパターンです。
こちらが話すタイミングを与えないような話し方をしてきたら「恐れ入りますが、どういったご用件でしょうか?」とこっちから切り返して、きっぱり断りましょう。

営業電話への効果的な対策方法

それでは最後にそういった不要な営業電話への効果的な対策方法を紹介します!

営業電話があった会社をメモする

何度も同じ会社が営業電話をかけてくることもあります。
営業電話があった会社はメモするようにして、社内でその会社名と電話番号を共有しておきましょう。
その番号から電話がかかってきた場合に、すぐに断りやすくなります。

Whoscallの番号識別・迷惑電話対策機能

Whoscall」は迷惑電話番号を防止できるアプリです。

東アジア最大の電話番号データベースに電話番号を参照することで、Whoscallの「番号識別・迷惑電話対策」機能では、簡単にかかってきた電話に出るべきか出ないべきか判断できます。

Whoscallはかかってくる電話の番号ど自動認識することで、電話に出る前に出るべき電話か判断することができます。更に独自のデータベースやユーザーから報告された頻発している迷惑電話番号を特定し、ブロックリストに入れることで迷惑電話の着信通知を受け取らないようにすることができます。

敬老の日を前に、高齢者の電話詐欺被害防止を考える!グローバルデータベースを持つ迷惑電話対策アプリ「Whoscall」が伝える詐欺電話被害状況と防止策|Gogolook  CO.,LTD.のプレスリリース


Whoscallアプリは下記リンクから簡単にダウンロード、導入できます。
・iOSアプリ
・アンドロイドアプリ

まとめ

不必要で何回もかかってくる営業電話に対応していると、無駄に時間が取られてしまい、仕事の妨げになってしまいます。しかし、正しく効果的に対応することで、仕事の生産性や効率性を高めることができ、さらに本当に必要な営業電話への対応する時間を確保できます。

不要な営業電話は正しい電話対応ですぐに断り、場合によってはもうかかってこないようWhoscallアプリで対策しましょう。
営業電話に困っているという人は、ぜひこのページでご紹介した断り方などを活用してみてください!