はじめに
オートコールは電話の自動発信を行えるシステムです。オートコールの利用によって、架電業務の効率化や業務負担の軽減などが図れます。この記事では、オートコールの仕組みからメリット・デメリット、注意点まで紹介しているので参考にしてください。
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オートコールの仕組み
オートコールは自動で架電できる便利なシステムです。ここでは、オートコールの基本的な機能や利用シーンを紹介します。
オートコールの基本的な機能
オートコールの機能には次のものがあります。
- 自動発信
- 自動音声ガイダンス
- 顧客応答時の自動取次
オートコールは自動で架電できるシステムであり、顧客に電話が繋がった際に音声ガイダンスを流すか、オペレーターや営業への取次が可能です。架電する時間の指定も行えます。音声ガイダンスは機械音や録音した声、デフォルトの声色などから選択可能です。上記の機能以外にも、外部ツールとの連携やアンケート集計のできるシステムがあります。
オートコールの利用シーン
オートコールの主な利用シーンを次に示します。
- 販促
- お知らせ
- 督促
- アンケート
- 安否確認
オートコールは販促などの営業活動やアンケートのようなマーケティング活動に用いられています。定型的なお知らせや、督促などの伝えづらい内容の伝達にも便利です。また、高齢者だけで暮らす家庭へ定時連絡し、プッシュ通知にて安否確認するような利用方法もあります。このように、幅広い用途にてオートコールを利用できるので、業務に合わせて柔軟に使えます。
オートコールのメリット・デメリット
オートコールを利用するにあたって、メリット・デメリットの理解は大切です。ここでは、オートコールのメリット・デメリットを紹介します。
オートコールのメリット
オートコールのメリットには、次のものが挙げられます。
- 業務の効率化
- コスト削減
- オペレーターの負担軽減
- 顧客が集中できる
- 顧客のストレス軽減
オートコールを導入すれば、架電業務を任せられるので、人員はより重要な業務に集中できます。架電業務の架電部分だけを任せ、着電したらオペレーターへの取り次ぎも可能です。番号を入力したり、電話が繋がるまで待ったりする時間を削減できます。架電業務を任せることで、人手が少なく済み、オペレーターの負担も軽減可能です。顧客の立場に立つと、自動音声なので人のように気を遣う必要がなく、リラックスして内容を聞けます。また、顧客が不要と感じればすぐに切りやすいため、ストレスを感じさせにくいです。
オートコールのデメリット
オートコールには次のようなデメリットもあります。
- 定型的な内容に限定される
- 臨機応変な対応ができない
- 固定電話への架電しかできないシステムが多い
オートコールは事前に用意した音声を流すため、質問に答えたり、会話をしたりはできません。ただし、ダイヤルプッシュによってオペレーターへの取り次ぎは可能です。オートコールは携帯電話への架電に対応していないシステムが多いため、固定電話への架電に限られることが多いです。そのため、固定電話を持たない層へのアプローチが難しいといえます。特に、固定電話を持たないことが多い若年層向けの連絡や販促を行う場合は、注意が必要です。
オートコールの注意点
オートコールの利用に際しては、いくつかの注意点があります。ここでは、オートコール利用時に考慮すべきことを紹介します。
オートコールの誤解を避けるための配慮点
オートコールの利用にあたっては、受け手への配慮があると親切です。電話の相手が機械とは思わない方もいることが想定されるので、混乱させないように、自動ガイダンスである旨を伝える文言を入れるなどの工夫が必要です。自動ガイダンスに不信感や戸惑いを抱かれると、早い段階で離脱されかねません。内容が伝わりやすいように、話すペースを調節したり、要点を簡潔にしたりすることが大切です。
オートコールによる迷惑行為の防止
オートコールによる架電が、顧客にとって迷惑だと感じられると、会社の印象が悪くなります。架電時間を夜間に設定したり、何度も架電したりするのは避けるべきです。顧客がストレスを感じにくく、かつ電話を取りやすい時間帯に設定しましょう。すぐに電話を切られるなど、拒否の意思を示した顧客には、架電しないように番号登録できるシステムもあります。
オートコールの法的な考慮点
オートコールによる迷惑電話の防止で紹介したような迷惑行為を行うと、特定商取引法に抵触する可能性があります。特定商取引法では迷惑行為の禁止が明記されているので注意が必要です。また、特定商取引法で電話営業についても言及されており、事業者名や担当者名、架電目的の通知など、開示しなければならない項目を定めています。オートコールで営業する場合は、特定商取引法の内容を十分に確認した上で利用しましょう。
まとめ
オートコールは自動で架電できるシステムであり、営業やマーケティング、お知らせなど幅広い用途に使えます。優秀な営業マンのトークを録音して流したり、自動集計機能を利用したアンケート回収を行ったりと、効果的で効率のよい使い方が可能です。ただし、迷惑行為にあたらないように注意したり、営業活動を行う場合に特定商取引法に違反しないように気を付けたりする必要があります。
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この記事の執筆者について
ぷるる ぷるるはWhoscall Japanの公式キャラクターで、迷惑電話や詐欺対策に関する貴重な情報をお届けします。愛らしい外見と時々の毒舌で、安全なコミュニケーションのヒントを提供。ぷるるの記事をチェックし、安全で快適なコミュニケーションライフを手に入れましょう。 |  |