折り返し電話すべきタイミングやマナーなどについて知っておくと、電話でのやりとりがスムーズに進みます。
この記事では、折り返し電話をすべきタイミングや、折り返し電話する時のマナーなどについてご説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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折り返し電話するタイミング
折り返し電話する必要がある主なタイミングをご紹介します。
留守番電話の時
留守電に「折り返しお電話ください」とメッセージが入っていたら、折り返し電話する必要があります。
ほとんどの場合、留守電の最初に担当者が名前を名乗っているので、名前をメモしておきます。
相手の名前は折り返し電話をして取り次いでもらう時に必要です。
電話がかかってきていた時
留守電なしで電話がかかってきていた際は、まず相手が誰であるかを確認します。
もし電話番号が登録されていなければ、検索してみましょう。
アプリ「Whoscall」には着信識別機能があり、電話がかかってきた時に発信者を識別できます。
着信履歴でも識別できるので、留守電なしで電話がかかってきていた際に着信履歴から誰からかかってきたのか確認できます。
Whoscall はシステム上、事前にダウンロードされた約 20 万件のオフラインデータベースを介して、発信者の情報を提供しています。
オフラインデータベース内に情報がない電話番号は、着信時に発信者情報が表示されませんが、電話番号が識別されていない場合は、検索機能で電話番号を調べられます。
この検索機能は無料で利用できます！
番号検索で発信相手を確認してから、折り返す必要性を判断できます。
オススメの記事▶知らない電話番号からの着信時に相手を表示してくれるアプリ「Whoscall」を紹介
電話相手が不在または取り込み中の時
自分が電話をかけて、相手が不在または取り込み中であった場合も、折り返し電話しましょう。
相手が不在または取り込み中であった場合は「また改めてお電話いたします。」と言って電話を切りましょう。
どれくらいで業務が一段落するのか確認して、自分の都合も考えつつ何時頃に連絡を入れるか決めて伝えておくのがおすすめです。
その後「今、お時間いただいても大丈夫でしょうか。」と折り返し電話をかけましょう。
折り返し電話でなんて言うべきなのかを手順で解説
折り返し電話をどのようにかけてどのように話せばいいのか説明していきます。
なるべく早く折り返し電話をする
なるべく早く折り返し電話しましょう。
相手が電話を待っている場合は、早く折り返し電話することで、相手の待ち時間が少なくて済みます。
自分が伝えたいことがあり電話をかけたい場合も、早く折り返し電話することで用件が早く済みますし、電話のかけ忘れも防止できます。
留守電があった場合は伝言内容をメモしてまとめる
留守電があった場合は、留守電に入っているメッセージの中で重要な内容をメモしておきます。
折り返し電話する前に回答すべき内容を整理して、まとめて回答できるようにしておきましょう。
留守電に、かかってきた電話番号以外の番号にかけるように電話番号が指定されていることがあります。かけ直してほしい時間帯が指定されていることもあります。
これらの指定がないかどうかも確認しておきましょう。
相手の時間帯を考えて折り返し電話する
相手が都合の良い時間帯を考えて折り返し電話をかけましょう。
始業後すぐの時間帯、お昼休憩の時間帯、終業前の時間帯は忙しい可能性が高いので避けます。
営業時間が 9：00～18：00 であれば、午前中は 10：30～12：00、午後は 14：00〜16：00 の間に電話をかけるのがおすすめです。
次のように電話をして、取り次いでもらいます。
例
「お忙しいところ失礼いたします。◯◯と申します。〇時ごろにお電話いただいたようで、折り返しご連絡させていただきました。〇〇様はいらっしゃいますか？」
お詫びの言葉を述べる
電話がつながったら、まずはお詫びの言葉を伝えましょう。
折り返しの電話までの間、相手を待たせてしまったことは確かです。
相手方の業務が滞ってしまっていたかもしれません。お詫びの言葉としては次のような言葉が使えます。
例
「せっかくお電話をいただいたのに出ることができず、申し訳ありません。」
「ただいま戻ってまいりました。お待たせしてしまい申し訳ありませんでした。」
用件を伝える
自分が伝えたかった用件や、留守電への回答などを伝えましょう。
「今、お時間いただいても大丈夫でしょうか。」と確認してから、話し始めます。
電話をしながら、大事な内容などが出てきたら新たにメモしておきます。
すれ違った場合は、時間帯を提示しておく
折り返し電話してすれ違ってしまった場合は、いつなら電話に出られるのか確認して、自分の都合も考えて、次にかける適切な時間を決めましょう。
そして何時頃に連絡を入れるか伝えておきます。
「3 時には戻る予定」と言われたら「それでは 3 時半頃に、またお電話いたします」などと時間を指定しましょう。
相手の都合の良い時間がわからなかったら「それでは 4 時頃に、またお電話いたします」などと自分の都合がよい時間帯を指定しましょう。
その後折り返し電話をかけます。
まとめ：折り返し電話する際はこの記事を参考に
この記事では、折り返し電話をすべきタイミングや、折り返し電話する時のマナーなどについてご説明しました。
電話でのやりとりをスムーズに進めるために、折り返し電話すべきタイミングや電話をする際のマナーについて確認しておきましょう。
アプリ「Whoscall」には電話がかかってきた時に発信者を識別できる着信識別機能など電話対応に便利な機能が多くあるので、電話対応を便利にしたい場合はぜひ利用してみてください。
この記事の執筆者について
ぷるる ぷるるはWhoscall Japanの公式キャラクターで、迷惑電話や詐欺対策に関する貴重な情報をお届けします。愛らしい外見と時々の毒舌で、安全なコミュニケーションのヒントを提供。ぷるるの記事をチェックし、安全で快適なコミュニケーションライフを手に入れましょう。 |  |