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電話対応コツ

電話応対のコツ
2021-12-23 | Whoscall

目次

電話応対を学ぶべき理由

電話応対を学ぶべき理由は、電話応対がビジネスの基本だからです。

この Whoscall カテゴリー内では、正しい電話応対について解説しています。

そのためここで紹介している記事をすべて読めば、電話応対の基本的なマナーを完全に身に着けることができます。

基本:電話のマナーを理解する

まずは電話のマナーを理解しましょう。

その第一歩として、電話応対の心構えをご紹介します。

電話応対の心構えは次のとおり。

  • 会社員だと思わない

  • 受け答えはハキハキと

  • 電話に出る前にメモとペンを用意する

会社で電話応対をするときは、自分を「ただの会社員の一人だ」と思わないで、自分を「会社の代表だ」と思って対応しましょう。

あなたの電話対応は会社に大きな影響を与えるため、会社の代表と同じようなものだからです。

電話対応の受け答えではハキハキと話して対応しましょう。

ハキハキと話すとこちらが伝えたいことが的確に伝わります。相手へ好印象を与えることもできます。

電話に出る前に、メモとペンを用意しておきます。

そうすれば電話対応をしているときに電話でやりとりした内容をメモできます。大事なことを忘れてしまうこともなくなって安心。

電話のマナーについては下記の記事で詳しく解説しています。詳しく知りたい方は下記の記事でチェックしてみてください。

【ビジネスの基本】電話マナーを理解しよう|かけ方・受け方を徹底解説

正しい電話の受け方をマスターする

電話の受け方は、自分の印象のためにも、相手と気持ちよくやりとりするためにも重要です。

電話の受け方で意識すべきことは次のとおりです。

  • メモペンの準備

  • ハキハキ話す

  • 3 コール以内で電話を取ること

先ほどご説明したように、メモとペンは必ず準備しておきましょう。

聞いただけでは、うろ覚えになって、あとで打ち合わせの日程を間違えてしまうかもしれません。メモをしながら電話対応をすると、打ち合わせの正しい日程を覚えて把握しておくことができます。

電話ではハキハキと話すようにしましょう。

電話越しだと直接会って話すのと比べてうまく伝わりにくくなります。意識してハキハキ話すことで、相手に言葉が聞こえやすくなり十分に伝わります。

電話を受けるときは 3 コール以内で出ましょう。

3 コール以内に出ることで、電話をかけてきた相手を待たせて嫌な気持ちにさせずに済みます。

正しい電話の受け方についてマスターしたい方は、下記の記事で詳しい内容をご確認ください。

ビジネスの超基礎|正しい電話の受け方を紹介【シチュエーション付き】

【最新マニュアル】電話対応の基本マナーから応用まで徹底解説

正しい電話の切り方をマスターする

電話は受け方だけでなく、切り方も同様に重要なマナーがあります。

いくら電話の出方が良かったり、応答が良かったとしても、最後の切り方で失礼な事をやってしまう場合もあるかもしれません。

正しい切り方をマスターして、最後の最後まで電話相手に失礼のないようにしましょう。

正しい電話の切り方を詳しく紹介|かけた場合・着信の場合に分けて解説

折り返し電話をマスターする

折り返しかける電話では、普通に電話をかける時と異なるマナーもあります。

たとえば、折り返し電話の際の基本的なマナーとして、まずはじめにお詫びの言葉を入れることがあります。

お詫びの言葉の例は「先ほどはお電話いただいたのに出ることができず申し訳ありません」などです。

折り返しかける電話について詳しく知りたい方は下記の記事をどうぞ。

折り返し電話の対応が鍵を握る|就活生が注意すべきことを抑えつつ流れを確認しよう

電話相手を判別する方法

電話を判別する方法として、アプリの Whoscall が役立ちます。

Whoscall ではかかってきた相手の電話番号がわかり、電話番号を検索することも可能。

Whoscall番号検索機能

そのほかの電話番号を調べる方法は、下記の記事でご紹介しています。

かかってきた電話が誰の電話番号か調べる方法6選

誰からの電話?かかってきた電話番号を検索する方法を紹介

それぞれシーンごとの電話対応のコツ

また、就職やバイトなど、それぞれシーンごとにちょっとした電話対応方法やルールがあることに注意しましょう。

独自のルールがあったり、やるべきこと、やるべきでないことなどありますので、それぞれしっかりとマスターして、就職やバイトの面接などに影響が出ないようにしましょう。

バイトの電話に折り返しする際のトーク例を解説|3パターン紹介

折り返し電話なんて言うべきなの|就活やバイトで役立つ基本マナー

【例文有り】内定辞退を電話で伝える際のマナー・かけ方を詳しく解説

コラム:電話嫌いな人必見

電話が嫌いになってしまった原因として、過去に電話で嫌な思いをしてトラウマになっていることが多いです。

電話が嫌いな人が電話を嫌がってしまう理由について詳しく知りたい方は下記の記事で確認してみてください。

電話嫌いな人の理由とは?電話嫌いな人が取るべき対策を紹介

コラム:電話恐怖症とは

「電話恐怖症」とは、電話に出ることや電話をかけることを嫌がったり恐れたりしてしまう恐怖症のことです。

電話恐怖症には様々な症状がありますが、どの症状も不安感を伴うことがほとんど。

下記の記事では、電話恐怖症について解説しています。症状や克服方法について知りたい場合は下記の記事がおすすめです。

電話に出るのが怖い?「電話恐怖症」とは?症状やその克服方法

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