迷惑電話は自宅や個人の携帯電話などだけでなく、働いている会社の固定電話や社員の携帯電話にもかかってきます。
迷惑電話が頻繁にかかってくる度に対応していると、仕事をする時間が削られてしまいます。
このページでは、迷惑電話がかかってきて困っている会社に向けて、迷惑電話を撃退する方法をご紹介していきます。
▶知らない発信元を識別・迷惑電話対策アプリの Whoscall はこちら
会社にかかってくる迷惑電話の撃退方法
それではどの様にそのような迷惑電話を撃退すればいいのでしょうか？会社にかかってくる迷惑電話を撃退する方法をご紹介します。
迷惑電話に悩んでいる場合は、ぜひお役立てください。
着信拒否や対応時間の設定
着信拒否や対応時間の設定をしておくことで、受け取る電話自体を制限でき、迷惑電話を未然に防ぐことができます。
しかしこれらの方法にはデメリットもあります。
対応時間を設定した場合は、取引先の会社やお客様にまで制限をかけてしまう可能性もあります。
着信拒否をするという方法では、基本的に一度着信を受け、電話番号がわかった上でリストに登録することになります。
そのため最初から全ての迷惑電話を防ぐことはできません。
また迷惑電話が多い場合は、膨大な量の電話番号を登録することになるため工数も多くかかってしまうというデメリットがあります。
▶ iPhone、アンドロイドそれぞれの着信拒否設定については「iPhone・アンドロイドで迷惑電話を着信拒否設定方法」の記事をご参考ください。
迷惑電話を撃退する社内教育の実施・マニュアルの作成
電話を早く切り上げるよう社内教育を実施し、マニュアルを作成しましょう。
迷惑電話がかかってきた場合の電話対応をまとめてマニュアルを作ります。
そして穏便かつ効率的に電話対応ができるようシミュレーションします。
様々な迷惑電話のシチュエーションに対応できるよう、ロールプレイングなど実践的な社内教育を行いましょう。
相手の情報を聞き取る
電話をかけてきた相手が誰であるのか、誰に用があるのかを聞き取ります。
会社名を聞いて聞き覚えがなかったり、関連のなさそうな企業であったりする場合はすぐに取り次ぎせず、上司などに確認するようにしましょう。
取り次ぎを求められるのではなく、何か情報を聞き出そうとする質問を投げかけられた場合は、「少々お待ちください」といって保留にし、上司へ相談します。
また、いきなり質問をするような相手だと、迷惑電話である可能性が高いので、「分かりません」などといって丁重に切ってしまうのが無難です。
用件を聞く
電話の相手が何の用件でかけてきているのかをヒアリングします。
用件を聞いて迷惑電話だと感じたら保留にし、取り次ぎを求められている社員に相談しましょう。
取り次ぎが不要であれば、「外出中で本日は戻りません」などと伝えて切ります。
今後のスケジュールを聞かれても、「分かりかねますので失礼します。」といえば、大抵の場合は解決します。
明確な意思表示をする
迷惑電話は、こちらの都合に配慮せず質問を投げかけてくる場合があります。
ダラダラと続く話に付き合うのは時間の無駄です。
また、会社や社員の情報を相手に知られてしまうおそれがあり、セキュリティ上の問題があります。
このような場合は、「結構です」といって電話を切ってしまいましょう。
明確な意思表示をすることによって、迷惑電話をかけても情報を聞き出せないという印象を与えることが重要です。
特定の電話番号には出ないルールにする
特定の電話番号には出ないよう社内ルールを定めましょう。
迷惑電話を何度もしてくる相手の電話番号は把握できるため、社内で共有し出ないようにすることで対策できます。
自動音声応答（IVR）の導入
自動音声応答システムであるIVRの導入によって、迷惑電話を撃退しやすくなります。
IVRは社員が電話へ出る前に自動音声応答による対応が始まるので、融通がきかず迷惑電話の目的を果たしにくいです。
大量の迷惑電話をかける犯人からすると架電効率も下がるため、IVRを敬遠して切る可能性が高くなります。
このように、IVRの導入が迷惑電話の撃退につながります。
内容や状況次第では警察に相談を（法的処置）
迷惑電話を何度もかけてくる、誹謗中傷をしてくるなど、悪質な場合は再発防止のために警察に相談することも検討しましょう。
必要であれば法的措置を取ることも考えます。
法的措置を取る場合は、その悪質さを証明しなければなりません。
そのために、迷惑電話の回数や内容などを記録する必要があり、電話を受け取る社員の負担が大きくなる場合があるため注意しましょう。
迷惑電話撃退アプリを導入する
迷惑電話を撃退できるアプリがあり、これを導入するという手もあります。
迷惑電話を防止できる機能を搭載したアプリがあり、様々な迷惑電話の対応によるトラブルを減らすことができます。
迷惑電話を未然に防ぐことにも、迷惑電話がかかってきた場合の対策にも効果的です。
オススメの記事▶迷惑電話に悩まされる人必見！その悩みアプリで解消できます！おすすめアプリも紹介
Whoscall アプリで迷惑電話を撃退
迷惑電話を撃退できるアプリの1つに「Whoscall」があります。
着信時に知らない番号を識別
Whoscall は電話がかかってきた時に知らない番号を識別してくれるため、必要な電話か迷惑電話か確認できます。
社員のスマホなどにインストールしておけば、社員が迷惑電話かそうでないか判断が可能です。
26億件以上の迷惑電話データベースと参照し迷惑電話対策
Whoscall は東アジア最大の電話番号データベースから、迷惑電話かどうかをチェックしています。
26 億件以上と多くの迷惑電話のデータベースを利用し参照、また定期的なアップデートも頻繁に行っているため、過去の迷惑電話だけでなく、最新の迷惑電話へも対応が可能です。
このデータベースはインターネットにつながっていなくても使用できます。
Ｗhoscall のデータベースに使われる電話番号データは次のようなものです。
- ユーザー様からのフィードバック
- インターネットの検索情報
- ブラウザの公開情報
- 政府機関から提供された情報
常に最新の迷惑電話データベースへ更新
ご紹介した Whoscall の迷惑電話データベースは東アジア最大だけでなく、常に最新データベースに更新されています。
週に一度更新を行うことで、最新の迷惑電話として報告されている番号 、「ワン切り」行為を頻繁に行う番号など、悪質な迷惑電話をすぐに識別し、未然にトラブルを防ぎます。
プレミアム版にアップデートすれば手動更新が不要になり、刻一刻と変化する詐欺電話の手口に、最新データの定期更新で対応。高精度の検知率を維持します。
会社の固定電話にもかかってくる迷惑電話
迷惑電話は社員の携帯電話や会社の固定電話にもかかってきます。
たとえば銀行や不動産の営業電話が多く、いたずら電話や、会社や個人への嫌がらせなどもあります。
迷惑電話の対応をしていない企業の危険性も
迷惑電話に適した対応をしていないと、以下のように様々な悪影響が出てしまいます。
貴重な労働時間の消費
迷惑電話がかかってくる度に出ていると、それらの対応に追われ、社員の貴重な労働時間を消費してしまいます。
他の業務に使う時間がなくなり、業務が円滑に進まなくなります。
仕事をしている最中に次々と迷惑電話がかかってくることもあり、迷惑電話に対応し続けていると、自分が任されている業務を進められません。
社員のメンタルへの悪影響
社員のメンタルへの悪影響も心配されます。
迷惑電話に頻繁に出ていると、電話への対応によりストレスが蓄積されたり、社員の集中力が失われたりといったデメリットが生じます。
個人情報の流出や社内機密情報の流出
迷惑電話は個人情報の流出や社内の機密情報の流出につながる危険も十分にあります。
社員の情報や企業の情報を、社員が対応した電話を通して聞き出されてしまうことも考えられます。
そもそも会社への迷惑電話の目的とは？
そもそもなぜ会社への迷惑電話があるのか？その目的について見ていきましょう・
頻繁な営業電話
何気ない営業電話も頻繁に来ると迷惑になってしまうケースがあります。
最近では企業が自社の情報をWeb上に開示している場合がほとんどです。
そのためネット上で少し調べるだけで企業の電話番号を簡単に入手されてしまいます。
営業マンは、ネット上に掲載されている情報から企業の電話番号を入手し、営業電話を入れています。
はっきりと断っているにも関わらず、執拗に営業を繰り返してくる営業マンもいます。
【関連記事】例文付き！会社にかかってくる営業電話への具体的な対応方法で、業務の効率化・生産性をアップ！
いたずら
企業にかかってくるいたずら電話の中には、無言電話や明確な理由のないクレームなどもあります。
もちろん大切なお客様のフィードバックやご意見をお聞きするのにもクレームは大切です。
しかし中には、「自分を正当化したい」「欲求を満たしたい」などの理由で企業にクレームの電話をかけてくる場合もあるので、状況に応じた対応が必要です。
ご意見の無視はできないので、対応に困る企業担当者も多いのではないでしょうか？
【関連記事】いたずら電話をストップ！効果的な対策方法や今すぐ使える対策から便利アプリまで
会社や個人への悪意
まれに、迷惑電話の中には、会社や社員への悪意を持った個人からのものがあります。
過去に契約を解除したり、営業を断ったりした企業の社員などがかけてきていることが考えられます。
悪意を持っている相手は、個人的な感情から企業や個人を良くないと思っているケースが多いため、適切な電話対応が難しいです。
個人情報の聞き出し
個人情報を聞き出す目的で迷惑電話をかけてくる可能性もあります。
迷惑電話で個人情報を聞き出す際には、アンケートと称した質問で直接情報を聞き出したり、「○○歳以上ですよね？」などの質問で情報を絞り込んだりすることが考えられます。
どのように社員個人の電話番号を入手しているのか？
迷惑電話をかけてくる相手は、そうして社員個人の電話番号を入手できているのかについてご説明します。
過去の名刺交換など
社員が過去に名刺交換をした相手や相手の企業に、電話番号をはじめとする個人情報を売られてしまった場合があります。
名刺や名簿の紛失
社員が自分の名刺や社員たちの名簿を紛失したことが原因となっている場合もあります。
紛失した電話番号を、営業電話のためのリストに利用されてしまっているかもしれません。
社会人の個人情報「ビジネスマンデータ」とは？
迷惑電話の中でも営業電話は、社会人の個人情報である「ビジネスマンデータ」を利用してかけていることがあります。
ビジネスマンデータは、社会人の会社名、電話番号、名前などが含まれた個人情報のリストです。
世の中にはそういった様々なところから集めた情報をリストとして販売している個人情報提供会社があり、その会社から名簿リストを購入した会社が電話をしてきます。
電話番号などの情報の販売は、個人情報保護法の第三者提供の範囲内で行われているため、違法ではないと考えられます。
そのため営業電話をかけてきた会社に対して、そのことだけで訴えることは難しいです。
電話番号の末番だけを変えてランダムに電話
相手が電話番号を知っているわけではなく、電話番号の末番だけを変えてランダムに電話をかけている場合も考えられます。
同じ電話が隣にいる同僚にもかかってきた、という経験がある方はそのパターンが多いです。出てしまうと、その番号が使えると判断されてしまい、頻繁にかかってくるようになるおそれがあります。
フィッシングサイトでの情報入力
フィッシングサイトで情報を入力すると、情報を売買する業者などに個人情報が送信されて、電話番号を知られてしまいます。
フィッシングサイトは企業サイトに似せたものとなっており、本物と見分けがつかずに情報を入力してしまう事例が相次いでいます。
メールなどのURLからはアクセスせず、面倒でも公式サイトを検索してアクセスするのが無難です。
まとめ
会社にかかってくる迷惑電話をそのままにしていると、仕事をする時間が削られてしまうだけでなく、情報漏洩のリスクも伴い、大きな問題に発展してしまうこともあります。
ぜひこのページでご紹介した迷惑電話の撃退方法を参考に、対策していただければと思います。
この記事の執筆者について
ぷるる ぷるるはWhoscall Japanの公式キャラクターで、迷惑電話や詐欺対策に関する貴重な情報をお届けします。愛らしい外見と時々の毒舌で、安全なコミュニケーションのヒントを提供。ぷるるの記事をチェックし、安全で快適なコミュニケーションライフを手に入れましょう。 |  |