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効果的な迷惑電話撃退方法をご紹介|迷惑電話で困っている企業担当者・社会人必見!

迷惑電話対策
2021-01-07 | Whoscall

目次


迷惑電話は自宅などだけでなく、働いている会社の固定電話や社員の携帯電話にもかかってきます。

迷惑電話が頻繁にかかってくる度に対応していると、仕事をする時間が削られてしまいます。

このページでは、迷惑電話がかかってきて困っている会社に向けて、迷惑電話を撃退する方法をご紹介していきます。

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会社の固定電話にもかかってくる迷惑電話

迷惑電話は社員の携帯電話や会社の固定電話にもかかってきます。

たとえば銀行や不動産の営業電話が多く、いたずら電話や、会社や個人への嫌がらせなどもあります。

迷惑電話の対応をしていない企業の危険性も

迷惑電話に適した対応をしていないと、以下のような企業に様々な悪影響が出てしまいます。

貴重な労働時間の消費

迷惑電話がかかってくる度に出ていると、それらの対応に追われ、社員の貴重な労働時間を消費してしまいます。
他の業務に使う時間がなくなり、業務が正常に進まなくなります。

仕事をしている最中に次々と迷惑電話がかかってくることもあり、迷惑電話に対応し続けていると、自分が任されている業務を進めることができません。

社員のメンタルへの悪影響

社員のメンタルへの悪影響も心配されます。

迷惑電話に頻繁に出ていると、電話への対応によりストレスが蓄積されたり、社員の集中力が失われたりといったデメリットが生じます。

個人情報の流出や社内機密情報の流出

迷惑電話は個人情報の流出や社内の機密情報の流出につながる危険も十分にあります。

社員の情報や企業の情報を、社員が対応した電話を通して聞き出されてしまうことも考えられます。

そもそも会社への迷惑電話の目的とは?

そもそもなぜ会社への迷惑電話があるのか?その目的について見ていきましょう・

頻繁な営業電話

何気ない営業電話も頻繁に来ると迷惑になってしまうケースがあります。

最近では企業が自社の情報をWeb上に開示している場合がほとんどです。

そのためネット上で少し調べるだけで企業の電話番号を簡単に入手されてしまいます。

営業マンは、ネット上に掲載されている情報から企業の電話番号を入手し、営業電話を入れています。
はっきりと断っているにも関わらず、執拗に営業を繰り返してくる営業マンもいます。

【関連記事】例文付き!会社にかかってくる営業電話への具体的な対応方法で、業務の効率化・生産性をアップ!

いたずら

企業にかかってくるいたずら電話の中には、無言電話や明確な理由のないクレームなどもあります。

もちろん大切なお客様のフィードバックやご意見をお聞きするのにもクレームは大切です。

しかし中には、「自分を正当化したい」「欲求を満たしたい」などの理由で企業にクレームの電話来る場合もあるので、キチンとした対応がひるようです。

そのためそのようなご意見を一方的に無視することはできないので、、対応に困る企業担当者も多いのではないでしょうか?

【関連記事】いたずら電話をストップ!効果的な対策方法や今すぐ使える対策から便利アプリまで

会社や個人への悪意

まれに、迷惑電話の中には、会社や個人へ悪意を持つ個人からの電話があります。

過去に契約を解除したり、営業を断ったりした企業などが考えられます。

悪意を持っている相手は、個人的な感情から企業や個人良くないと思っているケースが多いため、適切な電話対応が難しいです。

どのように社員個人の電話番号を入手しているのか?

迷惑電話をかけてくる相手は、そうして社員個人の電話番号を入手できているのかについてご説明します。

過去の名刺交換など

社員が過去に名刺交換をした相手や相手の企業に、電話番号をはじめとする個人情報を売られてしまった場合があります。

名刺や名簿の紛失

社員が自分の名刺や社員たちの名簿を紛失したことが原因となっている場合もあります。

紛失した電話番号を、営業電話のためのリストに利用されてしまっているかもしれません。

社会人の個人情報「ビジネスマンデータ」とは?

迷惑電話の中でも営業電話は、社会人の個人情報である「ビジネスマンデータ」を利用してかけていることがあります。

ビジネスマンデータは、社会人の会社名、電話番号、名前などが含まれた個人情報のリストです。

世の中ににはそういった様々なところから集めいた情報をリストとして販売している個人情報提供会社があり、その会社から名簿リストを購入した会社が電話をしてきます。

電話番号などの情報の販売は、個人情報保護法の第三者提供の範囲内で行われているため、違法ではないと考えられます。
そのため営業電話をかけてきた会社に対して、そのことだけで訴えることは難しいです。

電話番号の末番だけを変えてランダムに電話

相手が電話番号を知っているわけではなく、電話番号の末番だけを変えてランダムに電話をかけている場合も考えられます。

同じ電話が隣にいる同僚にもかかってきた、という経験がある方はそのパターンが多いです。出てしまうと、その番号が使えると判断されてしまいます。

会社にかかってくる迷惑電話の撃退方法

それではどの様にそのような迷惑電話を撃退すればいいのでしょうか?会社にかかってくる迷惑電話を撃退する方法をご紹介します。

迷惑電話に悩んでいる場合は、ぜひお役立てください。

着信拒否や対応時間の設定

着信拒否や対応時間の設定をしておくことで、受け取る電話自体を制限でき、迷惑電話を未然に防ぐことができます。

しかしこれらの方法にはデメリットもあります。

対応時間を設定した場合は、取引先の会社やお客様にまで制限をかけてしまう可能性もあります。

着信拒否をするという方法では、基本的に一度着信を受け、電話番号がわかった上でリストに登録することになります。
そのため最初から全ての迷惑電話を防ぐことはできません。

また迷惑電話が多い場合は、膨大な量の電話番号を登録することになるため工数も多くかかってしまうというデメリットがあります。

▶ iPhone、アンドロイドそれぞれの着信拒否設定については「iPhone・アンドロイドで迷惑電話を着信拒否設定方法」の記事をご参考ください。

電話を早く切り上げる社内教育の実施・マニュアルの作成

電話を早く切り上げるよう社内教育を実施し、マニュアルを作成しましょう。

迷惑電話がかかってきた場合の電話対応をまとめてマニュアルを作ります。
そして穏便かつ効率的に電話対応ができるようシミュレーションします。

様々な迷惑電話のシチュエーションに対応することができるよう、ロールプレイングなど実践的な社内教育を行いましょう。

特定の電話番号には出ないルールにする

特定の電話番号には出ないよう社内ルールを定めましょう。

迷惑電話を何度もしてくる相手の電話番号は把握できるため、社内で共有し出ないようにすることで対策できます。

内容や状況次第では警察に相談を(法的処置)

迷惑電話を何度もかけてくる、誹謗中傷をしてくるなど、悪質な場合は再発防止のために警察に相談することも検討しましょう。

必要であれば法的措置を取ることも考えます。
法的措置を取る場合は、その悪質さを証明しなければなりません。

そのため、迷惑電話の回数や内容などを記録する必要があり、電話を受け取る社員の負担が大きくなる場合があるため注意しましょう。

迷惑電話撃退アプリを導入する

迷惑電話を撃退できるアプリがあり、これを導入するという手もあります。

迷惑電話を防止できる機能を搭載したアプリがあります。様々な迷惑電話の対応によるトラブルを減らすことができます。

迷惑電話を未然に防ぐことにも、迷惑電話がかかってきた場合の対策にも効果的です。

オススメの記事▶迷惑電話に悩まされる人必見!その悩みアプリで解消できます!おすすめアプリも紹介

Whoscall アプリで迷惑電話を撃退

迷惑電話を撃退できるアプリの一つに「Whoscall」があります。

着信時に知らない番号を識別


Whoscall は電話がかかってきた時に知らない番号を識別してくれるため、必要な電話か迷惑電話か確認できます。

社員のスマホなどにインストールしておけば、社員が迷惑電話かそうでないか判断が可能です。

16億件以上の迷惑電話データベースと参照し迷惑電話対策

Whoscall は東アジア最大の電話番号データベースから、迷惑電話かどうかをチェックしています。

16億件以上と多くの迷惑電話のデータベースを利用し参照、また定期的なアップデートも頻繁に行っているため、過去の迷惑電話だけでなく、最新の迷惑電話へも対応が可能です。

Whoscall は台湾の内政部刑事警察局の 「165不正対策ホットライン(全民防騙網)」と提携を結んでいます。

常に最新の迷惑電話データベースへ更新

ご紹介した Whoscall の迷惑電話データベースは東アジア最大だけでなく、常に最新データベースに自動更新されています。

週に一度自動更新を行うことで、最新の迷惑電話として報告されている番号 、「ワン切り」行為を頻繁に行う番号など、悪質な迷惑電話をすぐに識別し、未然にトラブルを防ぎます。

まとめ

会社にかかってくる迷惑電話をそのままにしていると、仕事をする時間が削られてしまうだけでなく、情報漏洩のリスクも伴う大きな問題に発展しまう事もあります。

ぜひこのページでご紹介した迷惑電話の撃退方法を参考に、対策していただければと思います。